报账指南
[ 来源:计划财务处   作者:admin    添加时间:2015/04/23  浏览: ]
 

(一)原始凭证

1、发票应是有税务监制章的正规发票,或是有财政监制章的正规收据。票据上应有出具单位的财务专用章或发票专用章,抬头必须是“景德镇陶瓷学院”或相应单位。对于单据上特别注明为“往来结算款项”的收款收据,不予报销。

2、发票内容要求齐全,包括发票专用章、商户名称、数量、单价、大小写金额正确一致。做到印章齐全、明细清楚、金额准确。如果一张发票品种较多而填写不下(3种以上),应附有加盖销货单位发票专用章的销货清单。如果购货发票的物品名称为办公用品、文化用品、耗材、材料费等模糊用语时,必须附有加盖销货单位发票专用章的销货清单。

3、发票记载的各项内容均不得涂改;发票大小写金额有错误或不符的,应当由出具单位重开,不得在原发票上更正。

4、一式多联的发票应当用双面复写纸套写。

5、原始凭证要求内容真实、合法,发票所反映的经济业务应与发票报销的项目相一致。

6、所有报账的原始凭证原则上背面必须有业务经办人、证明人或验收人签字,并说明业务用途。发放临时工工资和劳务酬金等的领款凭证、清单上,必须有领款人本人的亲笔签名(委托代领者,应有代领人签上代领人姓名)。

(二)单据填写

1、本校教职工因公借款需填写《景德镇陶瓷学院借据》;

2、差旅费报销需填写《景德镇陶瓷学院差旅费报销明细表》;

3、多张零星报销票据需填写《景德镇陶瓷学院零星开支报销汇总单》;

4、劳务费、评审费、学生勤工助学金、奖学金等需填写《景德镇陶瓷学院领条》,并附发放明细表;

5、学校内部结算需填写《景德镇陶瓷学院内部结算单》。

(三)票据粘贴

原始单据应按照下列要求进行粘贴、整理,不得随意、无序粘贴。对不按要求粘贴整理的凭证,会计人员有权拒绝受理。原始单据粘贴的规定一般是:

1、空白凭证粘贴纸规格为21.5cm*11cm(或将A4纸张的三分之一裁开,作为空白凭证粘贴纸)。

2、在空白粘贴纸上将原始报账单据按照车船费、住宿费、路桥费、邮电费、办公费、招待费等进行分类整理,同类原始单据粘贴在一起。注意空白粘贴纸左上角不能粘贴单据。

3、同类原始单据如果数量较多,大小不一,应按单据规格的大小进行分类,同一张空白粘贴单上所粘贴的单据尽量保持大小一致。每张空白粘贴单所粘贴的单据不得过多,规格较大的单据(如购物发票等)可只重叠粘贴左上角部分;规格较小的单据(如停车费、过路过桥费、定额餐饮发票等)应按小票在下、大票在上的要求,从右至左或从下至上呈瓦状依次粘贴。

4、在单据粘贴单上粘贴凭证时,应由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。一般粘贴2-3列,每列若干张,在粘贴线内均匀粘贴,上、下及右方不得超出粘贴纸,两列之间不得重叠、大量累压粘贴。原始单据应保持原样粘贴,有奖发票应去掉对奖联,个别规格参差不齐的凭证,可先裁边整理后再行粘贴,但必须保证原始单据内容的完整性。

5、对于规格较大、纸质较硬的原始单据(如证明文件、合同、会议通知等),将其左上角粘贴在相应的原始单据粘贴纸上。

6、原始单据粘贴完毕,需将凭证张数、小计金额完整填列在每张粘贴纸上。

7、汇总填制“景德镇陶瓷学院零星开支报销汇总单”做封面,将部门名称、日期、报销内容(分类填列)、报销金额、单据张数和经手人签字等内容填列完整,做到书写正规、清楚,计算正确。将已填写完毕的费用报销单粘贴在已贴好的原始单据的空白粘贴纸上(将左上角对齐粘贴)。

8、出差报销凭证(如城市间交通费、住宿费、路桥费等),均应使用《景德镇陶瓷学院差旅费报销明细表》做封面。粘贴时,应先将单据粘贴在空白粘贴纸上,然后加贴差旅费报销单,不得直接在差旅费报销单的背面粘贴报销凭证。出差期间因工作需要支出的其他凭证需单独粘贴,不得混同于差旅费报销。

9、对借款单、会议费、接待费、办公耗材、设备购置等单张需转账支付的凭证,可不粘贴,签字后,经办人可持单据直接办理。对报销单据比较多的业务,应将转账支付的单据单独粘贴在一张粘贴纸上,并在填制费用报销单时在备注栏中注明。

(四)单据审批

单据审批根据《景德镇陶瓷学院经费支出审批管理办法(修订)》(景陶院发【201512号)等文件规定执行。

各类报销单上应填写经手人、验收人(或证明人)、项目名称或代码、经费审批责任人签字(经手人、验收人及经费审批责任人不能为同一人,报销人与经费审批责任人不能为同一人)。

(五)其他要求

1、原始单据的签字要求

原始凭证及相关单据应按照下列要求进行签字,不得随意、无序签字。

①经办人、验收人(或证明人)、经费审批责任人应使用蓝、黑色碳素笔签字,不得使用圆珠笔、铅笔、非蓝黑色碳素笔等签字,如单据背面无法签字的情况下需在单据正面的右边位置签字,不得在凭证对奖联及发票印章上签字,不得在凭证左上角签字。签字应清晰可辨并注明签字日期。

②对于粘贴在单据粘贴单上的凭证,原则上一票一签字,不得压签,但对于金额较小数量较多的小额凭证(限小额车票、停车费),经办人、验收人(或证明人)一票一签字后,在粘贴空白处注明凭证张数和金额,加贴费用报销单封面,由经办人、经费审批责任人在封面上签字。

③差旅费报销凭证由出差人、经费审批责任人在差旅费报销明细表上签字,出差人或经办人在所附原始单据上签字。

2、科研课题经费的财务审批手续及使用范围

科研课题经费在款项到位并立项入账分配后,依据课题性质按课题申报经费预算由课题负责人签批报销。

开支范围按课题性质有所不同:

①纵向科研项目,按该项目申报的经费预算开支核报,可报销范围为差旅费、设备费、资料费、印刷费、试验耗材等费用。其中,省教育厅科研项目、教改项目及学生创新创业项目等科研项目,不得开支招待费等费用。

②横向科研项目,可报销范围为差旅费、设备费、资料费、印刷费、试验耗材、项目协作等费用,另外交通费、电话费、招待费、劳务费等合计开支不得超出相关规定。

③学校预算下达的各类科研项目、教改项目、科研启动项目,可报销范围为差旅费、设备费、资料费、印刷费、试验耗材等费用,不得开支招待费等费用。

3、差旅费报销

差旅费报销按照《景德镇陶瓷学院差旅费管理办法》(景陶院发【201448号)文件执行,学校预算项目经费原则上不报销超标准住宿费、城市间交通费。出差人员乘坐飞机须经分管校领导批准,飞机票报销需提供登机牌。特殊情况,由分管财务校领导或指定的项目负责人负责审批。

部门经费审批责任人出差时应由分管校领导审批;研究生导师出差时应由研究生院审批责任人审批;纵向科研课题负责人出差由科学技术处审批责任人审批;横向科研课题负责人出差由科技开发中心法人代表审批。差旅人应在差旅报销明细表上注明详细的出差事由,党政管理人员出差还应提供《景德镇陶瓷学院党政管理人员出差审批表》。

42万元以上工程类(包括新建、改建、扩建、维修、绿化等)报销

按照《景德镇陶瓷学院建设工程项目全过程审计实施办法》(景陶院发[2008]31号)、《景德镇陶瓷学院内部审计工作规定》(景陶院党发[2006]10号)、《政府采购法》等文件规定办理工程预、决算审核手续方可报销,需提供以下材料:

①学校审议通过的预算项目。

②工程合同及相关资料。

③支付进度款时:工程所在地地税部门开具的建筑安装业发票;工程进度结算书。

④支付结算款时:竣工验收报告;工程结算审计报告;工程结算审核征求意见表;工程所在地地税部门开具的建筑安装业发票。

⑤支付尾款(或退质保金)时,需经使用部门及管理部门出具审核意见。

⑥根据《政府采购法》等有关规定,工程造价单价5万元以上,属于政府采购范畴,必须按照《政府采购法》等规定的采购方式和采购程序进行。支付时,除需以上材料外,还需提供发改委或有关部门批复的立项文件及江西省建设工程招标投标办公室出具的中标通知书。

5、采购固定资产报销

1)公开招标的固定资产报销需提供:学校已审批的会议纪要或固定资产采购计划;采购合同及相关材料;增值税专用发票或普通发票(发票需经部门或项目负责人、资产管理处负责人审批);学校验收小组意见;资产管理处出具的入库单。

2)零星采购的固定资产的报销需提供:学校已审批的固定资产采购计划;采购合同或相关材料;增值税专用发票或普通发票(发票需经部门或项目负责人、资产管理处负责人审批);相关单位验收单;资产管理处出具的入库单。

3)其他类的固定资产的报销需提供:学校已审批的采购计划;采购合同或相关材料;增值税专用发票或普通发票(发票需经部门或项目负责人、资产管理处负责人等审批);相关单位验收单;资产管理处出具的入库单。

4)支付尾款(或退质保金)时,需经使用部门及管理部门出具审核意见等相关材料。

5)根据政府采购等法规规定,属于政府采购范畴的,需办理政府采购手续,除以上材料外,还需提交招标代理机构出具的《中标通知书》和省财政厅政府采购办的批复文件。

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